У меня много задач. Как планировать работу, чтобы успеть все?

Поможет Трелло и Гугл календарь
В конце 2017 года у меня появилось много задач. Я взялся за них, но не вел строго планирования своей работы. Времени на все задачи не хватило. Из-за этого я подвел людей. Получилось паршиво.
Чтобы разобраться с этой проблемой я попросил совет у Иннокентия Нестеренко — директора по маркетингу «Нимакса». Он посоветовал строго вести планирование рабочего дня с помощью Трелло и Гугл календаря.
В этом посте я напишу принципы планирования своего рабочего дня. Будет полезно тем, у кого большой поток входящих задач.
Заносите все задачи в Трелло
Чтобы не забыть ни об одной задаче — я заношу ее в Трелло. Доска Трелло — это список с карточками задач. Им можно пользоваться либо в браузере, либо скачать приложение.
В Трелло создал колонки «Коробка задач», «На неделю», «На сегодня», «Поручил», «Выполнено». Между ними я перемещаю карточки с задачами по мере работы с ними.
Мой рабочий Трелло
Цикл работы с Трелло выглядит так:

  • Задача в необработанном виде попадает в «Коробку задач».
  • В конце рабочего дня я к ней возвращаюсь, описываю подробнее и переношу в колонку «На неделю» или оставляю в «Коробке задач», если она не срочная.
  • Каждой задаче ставлю метку приоритета. Для этого я помечаю задачи цветом. Красные задачи приближают меня к цели. Оранжевые задачи приносят мне доход. А желтые — это задачи не важные, за которые я взял ответственность.
Любую задачу можно выполнить за 45-60 минут. Если она занимает больше времени — дроблю на более мелкие.
45-60 минут
на одну задачу
Какие колонки в Трелло создать
«Коробку задач» — все рабочие задачи. Сюда попадают задачи в необработанном виде.
«На неделю» — план из красных и оранжевых задач. Формируется каждое утро понедельника.
«На день» — формируется в конце каждого рабочего дня на следующий день.
«Поручил» — задачи, которые вы делегировали. Их нужно контролировать и не забывать.
«Выполнено» — в эту колонку с большим удовольствием переносите задачи, которые вы зафиналили.
Кроме рабочих задач можете создать отдельные колонки с книгами для прочтения, фильмами и личными делами.
Планируйте рабочий день в Гугл календаре
Чтобы планировать дату для задачи, я заношу ее в Гугл календарь. Обычно планирую работу на две недели вперед. Делаю это либо в воскресенье вечером, либо в понедельник рано утром.
Работу на день я планирую так: две красные задачи и одна оранжевая. Если появляются желтая задача, добавляю ее вместо одной оранжевой. Обычно, я работаю в полной концентрации 5 часов в день. Остальное время уходит на консультации, встречи и простые задачи.
Мой Гугл календарь
Если появляется задачу, которую можно решить меньше, чем за 5 минут — делаю ее сразу.
Обязательно держу один резервный час на случай форс-мажора.
Каждые 45-60 минут устраиваю перерыв минут на 10. За это время голова перезагружается. Это полезно, чтобы держать себя в интеллектуальном тонусе весь день. За эти десять минут либо прогуливаюсь, либо подтягиваюсь на турнике, либо делаю небольшую гимнастику. Выбираю по настроению.
10 минут
перерыв каждые
45-60 минут работы
Первыми всегда выполню красные задачи. Потом берусь за оранжевые. Эти задачи требуют концентрации. Поэтому их лучше выполнять в самое продуктивное время.
Желтые задачи выполняю в конце дня.
Мой распорядок дня выглядит так:
  • 08:00 до 10:00: красные задачи.
  • 10:00 до 12:00: оранжевые задачи. Если нужно — желтые.
  • 12:00 до 13:00: обед.
  • 13:00 до 14:00: резервный час.
  • 14:00 до 16:30: встречи, консультации, помощь.
  • 16:30 до 17:00: планирование следующего дня.
Если кто-то приходит со срочной задачей
Все задачи на день строго спланированы. Но бывает, коллеги приходят и говорят: «Бросай все и срочно (!!!) сделай это». Я не бросаю и не делаю. Вместо этого выясняю почему задача срочная, что от нее зависит и как можно ее перенести.
Если выясняется, что задача действительно срочная — договариваюсь о переносе одной из сегодняшних задач на завтра. И вместо нее беру срочную. Но действительно срочные задачи бывают очень редко.
Если коротко
  1. Заносите все задачи в Трелло. К каждой задаче ставьте метку с приоритетом.
  2. Создайте в Трелло доски «Коробка задач», «На неделю», «На сегодня», «Поручил», «Выполнено». Между ними перемещайте карточки с задачами.
  3. Планируйте рабочее время в Гугл календаре. Задачи, требующие концентрации выполняйте первыми. Задачи, которые можно сделать на автомате делайте в конце дня.
  4. Не берите срочные задачи. А если взяли, замените ее на одну из сегодняшних задач.
Поделитесь постом с тем, у кого много задач :)
Made on
Tilda