Skip to main content

У меня много задач. Как планировать работу, чтобы успеть все?

В конце 2017 года у меня появилось много задач. Я взялся за них, но не вел строго планирования своей работы. Времени на все задачи не хватило. Из-за этого я подвел людей. Получилось паршиво. 

Чтобы разобраться с этой проблемой я попросил совет у Иннокентия Нестеренко — директора по маркетингу «Нимакса». Он посоветовал строго вести планирование рабочего дня с помощью Трелло и Гугл календаря.

В этом посте я напишу принципы планирования своего рабочего дня. Будет полезно тем, у кого большой поток входящих задач.

Заносите все задачи в Трелло

Чтобы не забыть ни об одной задаче — я заношу ее в Трелло. Доска Трелло — это список с карточками задач. Им можно пользоваться либо в браузере, либо скачать приложение.

В Трелло создал колонки «Коробка задач», «На неделю», «На сегодня», «Поручил», «Выполнено». Между ними я перемещаю карточки с задачами по мере работы с ними.

У меня много задач. Как планировать работу, чтобы все успеть
Мой рабочий Трелло


Цикл работы с Трелло выглядит так:

  • Задача в необработанном виде попадает в «Коробку задач».
  • В конце рабочего дня я к ней возвращаюсь, описываю подробнее и переношу в колонку «На неделю» или оставляю в «Коробке задач», если она не срочная.
  • Каждой задаче ставлю метку приоритета. Для этого я помечаю задачи цветом. Красные задачи приближают меня к цели. Оранжевые задачи приносят мне доход. А желтые — это задачи не важные, за которые я взял ответственность.

Любую задачу можно выполнить за 45-60 минут. Если она занимает больше времени — дроблю на более мелкие.

Какие колонки в Трелло создать

«Коробку задач» — все рабочие задачи. Сюда попадают задачи в необработанном виде.

«На неделю» — план из красных и оранжевых задач. Формируется каждое утро понедельника.

«На день» — формируется в конце каждого рабочего дня на следующий день.

«Поручил» — задачи, которые вы делегировали. Их нужно контролировать и не забывать.

«Выполнено» — в эту колонку с большим удовольствием переносите задачи, которые вы зафиналили.

Кроме рабочих задач можете создать отдельные колонки с книгами для прочтения, фильмами и личными делами.

Планируйте рабочий день в Гугл-календаре

Чтобы планировать дату для задачи, я заношу ее в Гугл-календарь. Обычно планирую работу на две недели вперед. Делаю это либо в воскресенье вечером, либо в понедельник рано утром.

Работу на день я планирую так: две красные задачи и одна оранжевая. Если появляются желтая задача, добавляю ее вместо одной оранжевой. Обычно, я работаю в полной концентрации 5 часов в день. Остальное время уходит на консультации, встречи и простые задачи.

Мой Гугл-календарь


Если появляется задачу, которую можно решить меньше, чем за 5 минут — делаю ее сразу.

Обязательно держу один резервный час на случай форс-мажора.

Каждые 45-60 минут устраиваю перерыв минут на 10. За это время голова перезагружается. Это полезно, чтобы держать себя в интеллектуальном тонусе весь день. За эти десять минут либо прогуливаюсь, либо подтягиваюсь на турнике, либо делаю небольшую гимнастику. Выбираю по настроению.

Первыми всегда выполню красные задачи. Потом берусь за оранжевые. Эти задачи требуют концентрации. Поэтому их лучше выполнять в самое продуктивное время.

Желтые задачи выполняю в конце дня.

Мой распорядок дня

  • 08:00 до 10:00: красные задачи. 
  • 10:00 до 12:00: оранжевые задачи. Если нужно — желтые. 
  • 12:00 до 13:00: обед. 
  • 13:00 до 14:00: резервный час. 
  • 14:00 до 16:30: встречи, консультации, помощь. 
  • 16:30 до 17:00: планирование следующего дня. 

Если кто-то приходит со срочной задачей

Все задачи на день строго спланированы. Но бывает, коллеги приходят и говорят: «Бросай все и срочно (!!!) сделай это». Я не бросаю и не делаю. Вместо этого выясняю почему задача срочная, что от нее зависит и как можно ее перенести.

Если выясняется, что задача действительно срочная — договариваюсь о переносе одной из сегодняшних задач на завтра. И вместо нее беру срочную. Но действительно срочные задачи бывают очень редко.

Если коротко

  1. Заносите все задачи в Трелло. К каждой задаче ставьте метку с приоритетом.
  2. Создайте в Трелло доски «Коробка задач», «На неделю», «На сегодня», «Поручил», «Выполнено». Между ними перемещайте карточки с задачами.
  3. Планируйте рабочее время в Гугл календаре. Задачи, требующие концентрации выполняйте первыми. Задачи, которые можно сделать на автомате делайте в конце дня.
  4. Не берите срочные задачи. А если взяли, замените ее на одну из сегодняшних задач.

Отправьте пост тому, у кого много задач 🙂